クラウドタイプのグループウェアを活用しよう【システム選びが大切】

チャット

携帯端末での情報共有

社員間の情報共有をサポートしてくれるのが、スマホで使用するチャットアプリです。パソコンと同様の機能を持つスマホでやり取りできるので、外出している社員と連絡を取り合うのに便利です。メッセージはテキスト以外に動画も可能で、現場の情報をより多く伝えられます。

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TV電話

大切な人材の確保

企業がテレビ電話面接を行う場合、特定のソフトを利用することになりますので相手もそれを持っているか事前に確認しましょう。テレビ電話面接を開始する時も一般の面接と同じように会社内を清潔にし、後ろに人が通らないようにします。

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スマホとPC

業務効率化に効果あり

書類での申請や回覧では、間違いやミスが起こりやすいものです。グループウェアを導入することで、情報共有出来て、や責任の所在も明確になります。処理が早く進むので、業務効率にもつながります。クラウド型のシステムなら、比較的容易に導入できます。

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チャット

コストを抑えてやりとり

社内のコミュニケーションツールとして、スマホでのチャットアプリ導入が増えています。チャットやテキスト共有だけの機能なら無料のチャットアプリがありますし、音声通話や動画共有までできる有料アプリもありますので、会社に必要な機能のあるアプリを選びましょう。

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ミーティング

全国の人と面接したい

テレビ電話面接は日本全国だけでなく海外の人材を確保したい時に利用したい面接です。こうした面接は無料のソフトを導入することで行えますので、コストがかからないのも魅力的です。テレビ電話面接を行う際は事前に機材の点検を行いましょう。

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情報共有の仕組みを導入

ネットワーク

製品選択の勘所

従来自社の情報共有の基盤として、サーバを自社に構築して運用する、オンプレ型と呼ばれるグループウェアが使われてきたのです。この分野でもクラウドコンピューティングの恩恵を受け、それに対応するグループウェアが登場してきたのですが、クラウドならではの製品選択の勘所が存在します。クラウドサービスを受ける場合には、グループウェアそのものの利用のしやすさの他に、運用やサービスも見ていく必要があるのです。たとえば大抵のクラウド型グループウェアでは、ユーザ単位での料金制度をとっていますが、これが1ユーザかどうかが、まず見極めるポイントです。1ユーザ単位で追加できるのは、利用者側にとってメリットがありますが、サービス提供側は結構仕組みを作りこむ必要があるのです。こういったユーザのニーズを的確に応えるために、仕組みを作りこんでいる証拠にもなるので、選択のポイントになるのです。またユーザ登録などの運用業務の対応日数にも、注目する必要があり、数日かかるところでは、運用手順になにか課題があると考えていいはずです。そして契約期間の縛りについても、期間が短い業者ほど、良心的で安心できると考えて良いのですが、これは初期投資の回収と絡むのです。クラウド型は月額でサービス料金を回収するので、早く解約されると初期投資を回収できなくなるので、契約期間の縛りを入れたいのです。このようにクラウド型という形を取りますので、グループウェアを選択する際には、その特徴をよく理解して、選択すると良いのです。

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