クラウドタイプのグループウェアを活用しよう【システム選びが大切】

業務効率化に効果あり

スマホとPC

通知機能を活用する

企業では何かと申請書類や回覧書類が多いものです。規模の小さい企業であれば、グループウェアを使わずとも書類で十分と思うかもしれません。ですが、言った・言っていない、伝えた・聞いていないといった問題も起こりやすいもの。または、書類を紛失してしまうこともないとは言えません。責任の所在を明確にしたり、情報を共有するといった観点から考えて、グループウェアは導入の価値が大いにあります。以前はパッケージ版が主流でしたが、最近ではクラウドで提供されている製品も多くあります。クラウドとは言ってもコストがかかることは間違いありませんが、比較的容易にグループウェアの導入が実現できます。容易と言うところがクラウドの良さでもあり特徴です。申請や回覧は全てシステムの中にあるので、当然紛失することはありませんし、現在のステータスも一目で把握することが出来ます。確認が遅延している人がいれば、催促のお知らせを通知したり、次に確認すべき人に、処理を促す通知を出すことも可能です。回覧や申請が終了したら、その旨を関係者へ通知することもできます。回覧や意思決定が早くなるということは、それだけ業務効率が上がると言えます。書類はシステムの中に保存されるので、必要になればグループウェアのシステムにアクセスすればいいので、各自で保存する手間も省けます。また、クラウド型のグループウェアなら、使用ユーザーを増やすことも簡単に行えます。導入に当たって不利になることは少ないと言えるでしょう。

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