クラウドタイプのグループウェアを活用しよう【システム選びが大切】

携帯端末での情報共有

チャット

メールより使いやすい

社員同士の連絡には、以前であればメールが使われるのが主流でした。しかしメールは要件を書き込むのに非効率なツールが多く、迷惑メールなどが届くといったセキュリティ面での不安もありました。そうした課題を解決しているのが、スマホのチャットアプリです。これなら登録している人しか参加できないため、第三者に荒らされることがなく会話の内容を見られることもありません。セキュリティ的に信頼できるツールと言えます。使用されるシーンとしては、その場にいない社員とのコミュニケーションがあげられます。電話と違って相手の時間を邪魔しない上、メッセージは確実に届き後からでもチェックできるため見逃されることもありません。営業部の社員のように、会社の外にいる時間が長い場合にスマホのチャットアプリを持たせておくと良いでしょう。予定を共有するのにも、スマホのチャットアプリは活用できます。アプリにスケジュール機能がついており、予定が入るごとに自分で書き込んでおきます。後から自分で確認できるのはもちろん、チャットアプリのグループに入っている社員に対しても予定を見せることができます。他の社員はどの社員がいつ空いているのか一目瞭然で、打ち合わせの時間もこちらが合わせればいいのですぐに決めることができます。ビデオ通話を使いたい時にもスマホのチャットアプリは便利です。スマホに内蔵されているカメラを使って、自身の顔や周囲の状況などを相手に映像で伝えることができます。多くの情報を共有したい時にチャットアプリは使い勝手の良いツールです。

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